威芳公司數(shù)字檔案安全管理辦法

2020-10-25  

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動體現(xiàn)的是人才流動，資金流，物流和信息流，公司管理除了常規(guī)人財物的管理外，還存在特別重要的一方面就是數(shù)據(jù)信息流管理，公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的數(shù)據(jù)信息檔案（以下簡稱數(shù)據(jù)檔案）是公司的重要無形資產(chǎn)，是公司實現(xiàn)長期快速發(fā)展的基礎，為此本公司制定數(shù)字檔案安全管理辦法如下：

一、 公司數(shù)字檔案管理的管理架構

公司數(shù)字檔案管理有總經(jīng)理直接領導，辦公室全權負責，辦公室有軟件和硬件數(shù)字檔案專業(yè)管理員，處理日常事務，保證公司軟件和硬件數(shù)字檔案和生產(chǎn)經(jīng)營活動正常運營。

公司成立數(shù)字檔案管理領導小組成員，有總經(jīng)理、各部門負責人和辦公室數(shù)字檔案專業(yè)管理員組成，公司成數(shù)字檔案管理領導小組每年二次及以上會議，進行研究，布置，檢查，鑒定，總結數(shù)字檔案和管理。

二、 公司數(shù)字檔案主要內(nèi)容

公司數(shù)字檔案是生產(chǎn)經(jīng)營活動運用形成的數(shù)據(jù)信息，至少包括：

1.公司章程、公司合同、公司股東大會資料，董事會會議記錄等；

2.公司黨組織、工會、婦聯(lián)、關工委等黨群團資料；

3.公司管理制度、管理流程、崗位責任制、操作規(guī)程，各種通知決定，員工手冊；

4.公司參與或參加的相關協(xié)會、公益活動（含社會責任報告等）記錄資料；

5.所有公司收發(fā)文件文本或掃描件；

6.員工招聘、錄取、培訓、使用、考核、獎懲、離職資料；

7.公司精神文明建設包括員工活動記錄；

8.公司（至少包括備份郵箱，業(yè)務員、辦公室郵箱）收發(fā)的郵件；

9.全部合同（至少包括業(yè)務，廣告啟示）；

10.公司財務、核算、納稅、產(chǎn)品款式圖、工藝單、確認意見、面輔料資料，開發(fā)計劃；

11.成本預決算，報價招投標內(nèi)容，單耗表圖、采購計劃，發(fā)放結算表；

12.生產(chǎn)、質(zhì)量、消防、安全、保衛(wèi)、防災、環(huán)境保護等管理進行的計劃、 實施、控制、檢查、總結資料；

三、 公司數(shù)字檔案主要形式

 公司數(shù)字檔案主要形式有公司數(shù)字檔案內(nèi)容的至少包括：

來自實物、網(wǎng)站、新媒體的數(shù)字文本、掃描件、圖片、視頻、錄音等 。

四、 公司數(shù)字檔案實施安全保護方案：分成四重安全三個頻率備份保障。

（一）四重安全備份

1、 云保護，開啟百度云的自動備份功能；

2、 硬盤保護，用專門的硬盤進行公司的資料拷貝；

3、 服務器互為備份

目前公司服務器分為三個：國貿(mào)部服務器A、其他業(yè)務服務器B、行政服務器C（為方便說明下面簡稱為服務 器A、B、C）

在A服務器內(nèi)進行B、C服務器的資料備份,在B服務器內(nèi)進行A服務器的資料備份, 在C服務器內(nèi)進行A服務器的資料備份。

4、 員工加強自身信息安全意識

員工對服務器上自己使用的數(shù)據(jù)應做到自己電腦內(nèi)也留有數(shù)據(jù)的備份。

公司員工對自己使用的電腦都要定期進行病毒查殺（建議一周一次，由各部門經(jīng)理負責提醒并檢查是否落實到位）

（二）三個頻率備份

1、 年備份，此類文檔已經(jīng)固定不動，一次保存即可，例如2003-2018年資料

2、 月備份， 一個月內(nèi)會有部分變動，但變動不多的，例如企業(yè)證件、企業(yè)宣傳等      

3、 日備份，至少做到一周備份三次，例如 日常營銷 、財務報表等

五、 數(shù)字檔案主要管理流程

1、 發(fā)現(xiàn)問題

1） 首先根據(jù)電腦出現(xiàn)的問題，初步判定導致這個問題的原因，并根據(jù)電腦情況上報所在部門數(shù)字檔案管理成員，成員及時上報辦公室，辦公室將第一時間聯(lián)系網(wǎng)管，在網(wǎng)管的指導下進行相應處理。

2） 針對本次電腦故障后進行故障排除總結，以避免類似故障出現(xiàn)。

2、 加強宣傳防范意識為主

公司員工對自身使用的電腦有義務進行定期殺毒，規(guī)范電腦使用，不上可能存在病毒的網(wǎng)頁，電腦正確開關機也能降低電腦硬件使用的故障率等。.

3、 備份

備份工作分：

員工每次備份工作職責范圍內(nèi)的內(nèi)容到本人電腦內(nèi)保存；

部門經(jīng)理落實一周備份三次將部門新增內(nèi)容備份到備份服務器上；

辦公室數(shù)字檔案管理員按年、月、周三個頻率鑒別數(shù)據(jù)信息，將有歸檔價值的公司數(shù)據(jù)信息備份到數(shù)字檔案硬盤上，每年形成一個完整的上個年度的公司數(shù)字檔案內(nèi)容的年度硬盤。

數(shù)據(jù)使用的安全需要全體員工共同努力才能完成。企業(yè)的數(shù)字信息安全關系著企業(yè)的長治久安，也是國家安全的組織部分。讓我們共同努力，將公司數(shù)字信息和數(shù)字檔案管理完善，在企業(yè)的發(fā)展進程中發(fā)揮積極推動作用。